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Le bureau sans papier, écolo, efficace, payant

Bureau sans papiers

Être entrepreneur responsable, c’est adopter de saines habitudes du point de vue environnemental, comme le bureau sans papier.

En plus d’être tendance, le bureau sans papier améliore réellement l’expérience entrepreneuriale et procure un avantage concurrentiel indéniable.

Est-ce facile de migrer et fonctionner dans un bureau sans papier? Absolument. En fait, le bureau sans papier est plus efficace et plus économique en termes de temps et d’argent que le bureau traditionnel.

Dans un bureau sans papier, il est plus facile de localiser, modifier et transmettre un document. L’espace dévolu à entreposer de la paperasse est converti à une fonction qui rapporte davantage, comme les ventes ou la production. Comme l’entreprise n’imprime pratiquement plus, elle économise sur l’encre et le parc d’imprimantes. Mieux, il permet le télétravail, donc de diminuer les coûts d’espaces de bureaux.

Gestion des risques

Le meilleur moyen d’éviter les retombées néfastes d’un sinistre frappant les bureaux de l’entreprise ou la perte de données, c’est d’éviter le plus possible de conserver des documents sur les ordinateurs (de l’entreprise ou des employés).

Avec l’infonuagique, l’entreprise se protège de certains risques, mais en gagne d’autres. La documentation papier est vulnérable au feu ou aux inondations et se transporte difficilement. La version numérique loge sur des serveurs et se transmet instantanément par Internet. On peut gérer les autorisations d’accès et de partage pour chaque dossier ou document. Par contre, il faut s’assurer de protéger le réseau interne de l’entreprise d’intrusions potentielles, soit par des hackers, des virus et des espions virtuels ou en chair et en os. Pour quelques centaines de dollars, une firme spécialisée en cybersécurité produira un plan et effectuera un audit de base.

Utilisez les services de stockage de données en ligne (Google Drive, Box, Dropbox, iCloud, SkyDrive, SugarSync, Mega, OneDrive). Ils vous permettront d’accéder à tous vos documents, du moment que vous avez accès à Internet ou au WiFi, à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone. Google Drive a un avantage avec la recherche de caractères optique (OCR) et offre des applications qui remplacent gratuitement la suite Office, qui permettent de plus le travail à distance en simultané.

Ces services offrent habituellement une protection à deux niveaux de validation et des copies de sécurité redondantes. Pour simplifier votre vie :

  • reproduisez la hiérarchie des dossiers physiques de vos classeurs sur ces plateformes;
  • accordez une autorisation d’accès à chaque membre de l’équipe en fonction de ses responsabilités;
  • numérisez et déchiquetez systématiquement tous les documents papier dès que vous les recevez;
  • demandez au personnel de scanner ou de prendre une photo de ses reçus, et de  les déposer illico au bon endroit sur le serveur;
  • après les avoir scanné, ne conservez que la copie papier des documents à portée juridique et gardez-les en lieu sûr (notaire, comptable);
  • réalisez une copie de sécurité (chaque jour ou semaine) des documents les plus importants ou sensibles sur un disque dur externe, que vous conservez en lieu sûr (hors du bureau).

Le seul véritable effort de conversion vers un bureau sans papier, c’est de numériser tous les documents actuels. Il existe des scanners à rouleaux, qui numérisent des lots de documents recto-verso (comme le SnapScan de Fujitsu).

Votre gestion

Utilisez des applications de gestion de tâche, comme Teamwork (teamwork.com), pour mieux répartir et gérer la production entre chacun des membres de votre équipe. Beenote, une solution québécoise de gestion des réunions, de l'ordre du jour au compte-rendu, est également une solution efficace.

Certaines de ces applications effectuent un lien vers votre application de comptabilité, comme FreshBooks (freshbooks.com) ou Sage (sageone.com). Ces applications vous offrent un portrait immédiat de l’état des finances de l’entreprise et permettent à votre comptable de consulter vos livres et même d’effectuer des écritures à distance.

Prenez aussi le temps d’inscrire votre entreprise aux portails de Revenu Québec (Clic Sécure) et de l’Agence du revenu du Canada, pour effectuer vos remises par voie électronique (avis de cotisation, paiements DAS, CNESST, TPS/TVQ, etc.).

Vos notes

Prenez vos notes et classez-les par thèmes ou par étiquettes avec l’application Evernote (evernote.com), qui accueille textes, URLs, pages web conservées intégralement, documents PDF, photos, scans, etc.). Evernote s’accompagne d’une extension pour les principaux navigateurs, qui permettent d’y transférer des contenus d’un seul clic de souris. Le classement se fait par étiquettes et carnets de note et il est possible d’y travailler en équipe. Evernote est multiplateforme.

Une autre application de notes fort utile : Penultimate (dans l’AppStore d’Apple). Elle permet d’écrire ou de dessiner sur l’écran de votre iPad Pro avec l’Apple Pencil. L’avantage : chaque note Penultimate est classée dans votre compte Evernote. Vous n’aurez plus jamais besoin de vous déplacer avec un bloc notes.

Vos références

Classez vos lectures grâce à Pocket (getpocket.com), une application multiplateforme qui permet de reporter à plus tard la lecture de cet article qui vous semble si intéressant. Pratique pour les transports en commun ou les salles d’attente dépourvues de WiFi.

Consultez votre dictionnaire sur votre téléphone. L’application Robert Mobile comprend : définition, synonymes, antonymes, locution, conjuguaison. Elle se met gratuitement à jour à chaque nouvelle version.

Enfin, utilisez une voûte de gestion de mots de passe et d’informations sensibles, comme OnePassword (1password.com). Vous n’aurez qu’un seul mot de passe à vous rappeler, tous les autres y sont consignés. L’application multiplateforme avec encryption de type militaire ouvre par elle-même les sites à partir des navigateurs en y indiquant mot de passe et NIP. Elle permet le travail en équipe, avec les restrictions d’accès que vous déterminez. Vous pouvez y consigner vos mots de passe actuels ou demander à l’application d’en créer pour chaque identifiant, compte bancaire, carte de crédit, mot de passe, ouverture de page web ou de logiciel.

Une collaboration de Stéphane Desjardins.