5 Conditions de succès pour implanter un comité consultatif
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Le succès en affaires dépend d’une foule de facteurs. Le comité consultatif est un des outils les plus sous-estimés à la portée de n’importe quel entrepreneur.
En affaires, personne ne contrôle la chance ou le timing. À l’opposé, on peut obtenir une expertise stratégique précieuse en faisant appel à des personnes qui viennent renforcer l’expérience et la gouvernance. C’est justement le rôle d’un comité consultatif.
Tous les entrepreneurs qui se dotent d’un tel comité reconnaissent rapidement ses avantages. C’est ce qu’expliquait Anick Perron, conseillère principale, gouvernance des PME chez Desjardins Capital, lors de l’Atelier D, un webinaire diffusé par le Réseau Mentorat, le 21 février dernier.
Avant tout, à quoi sert un tel comité? À voir plus clair. Surtout : accroître la solidité, la viabilité, la compétitivité et améliorer la prise de décision. « Le comité consultatif est un formidable outil pour créer de la valeur », résume Mme Perron.
Bien que le comité consultatif ait des aspects communs au conseil d'administration, celui-ci n’est pas décisionnel et n’a aucun devoir fiduciaire ou d’encadrement par la loi, comme c’est le cas pour le CA. En un mot : c’est une instance consultative et flexible, mais précieuse, car il brise souvent l’isolement des dirigeants de l’entreprise.
Comment s’y prendre pour instaurer un comité consultatif? Nous vous proposons cinq conditions de succès pour instaurer le vôtre.
1- Bien cerner le but d’un comité consultatif.
Avant de se lancer, il faut bien comprendre à quoi il sert. Outre l’entrepreneur, un comité consultatif est habituellement constitué de personnes de l’extérieur de l’entreprise. Ses membres n’ont pas les connaissances opérationnelles et ce n’est pas leur rôle de se pencher sur la gestion au quotidien, sauf pour des questionnements précis émanant de l’entrepreneur. Le rôle d’un comité consultatif, c’est la réflexion stratégique, la gouvernance, l’éthique, le développement de l’entreprise. En un mot : le comité est là pour soutenir la prise de décision. Ses membres s’impliquent avec un objectif en tête : s’assurer que l’entreprise se développe et connaisse succès et prospérité.
« Les entrepreneurs qui ont un comité consultatif disent souvent que ça les oblige à prendre du recul, que c’est une sorte de safe space pour parler des vraies affaires, reprend Anick Perron. Un comité consultatif a autant sa place quand ça va bien que quand ça va mal. »
2- Pourquoi avoir un comité consultatif?
Il n’y a pas de bon moment pour le constituer. Sans précipiter les choses, le plus tôt sera le mieux. Parfois, c’est l’écosystème d’appui à l’entrepreneuriat qui incite à le faire : un prêteur ou un actionnaire institutionnel suggérera l’exercice à une personne qui vient de se lancer en affaires, ou à une autre qui en est à une étape clé de son développement. Peu importe la taille ou le statut de l’entreprise, un comité consultatif est bien vu par les partenaires de l’entreprise. Souvent, l’entrepreneur se fait suggérer d’en créer un par son mentor ou une autre personne du monde des affaires, qui en apprécie les bienfaits. Dans certains cas, un investisseur institutionnel en fera une condition de son implication et suggérera un encadrement.
3- Comment on choisit ses membres?
Les membres d’un conseil consultatif n’ont rien à gagner à être complaisants, car l’entrepreneur n’est pas leur patron ou leur leader. Oui, la tape dans le dos, c’est important. Mais leur rôle est de questionner, remettre en question, débattre. « Et, surtout, challenger l’entrepreneur, le pousser à aller plus loin », reprend Anick Perron.
Elle soutient qu’un entrepreneur qui veut créer un comité consultatif efficace doit sélectionner ses membres avec beaucoup d’attention et de doigté. « C’est comme si vous créez votre équipe de rêve, dit-elle. Certains privilégient une combinaison de gens de l’interne (CFO ou personnes clé), qui demeurent minoritaires, et de l’externe. Mais la grande majorité s’en tient à des expertises qui proviennent de l’extérieur. »
En fait, il faut trouver des compétences pertinentes et complémentaires, des gens qui connaissent l’industrie, mais aussi des entrepreneurs qui viennent d’autres milieux et qui, par leur feuille de route, pourraient apporter une contribution stratégique indéniable.
On fait aussi ses choix en fonction des priorités de développement de l’entreprise, ou pour combler un manque d’expertise. Certains entrepreneurs iront ainsi chercher des candidats forts en exportation, en finance ou en RH, pour ne nommer que ces exemples. Les meilleurs maîtrisent souvent deux ou trois compétences clés.
« Il ne faut surtout pas recruter chez les compétiteurs, les fournisseurs ou les partenaires (prêteurs, comptable, clients…), En revanche, on cherchera des gens issus de la diversité de genre ou ethnoculturels, qui, c’est prouvé par nombre d’études, ajoutent un éclairage qui aura un impact significatif sur la performance du comité consultatif et par ricochet l’entreprise. »
Comment trouver? En consultant des entrepreneurs en qui on a confiance ou son réseau d’affaires : association sectorielle, LinkedIn, ordre professionnel, conférenciers d’événements liés à l’industrie… Avant de penser à des noms, on réfléchit aux compétences recherchées. Et aussi à qui on pourrait confier la présidence du comité. « Chez Desjardins Capital, on recommande que ce ne soit pas l’entrepreneur qui occupe ce rôle, pour éviter qu’il joue le rôle d’animateur et de bénéficiaire de l’expertise, mais ce n’est pas obligatoire. Certains PDG se sentent très à l’aise de présider leur comité », ajoute-t-elle.
Un conseil : il faut avant tout sentir que ça clique avec chaque candidat, qu’il y ait une connivence.
4- Comment ça marche?
Le comité doit connaître les enjeux réels de l’entreprise pour être performant. Il faut donc faire preuve de transparence et d’authenticité, partager les informations financières ou stratégiques. Il est important de faire signer une entente de confidentialité aux membres du comité puisque ceux-ci n’ont pas la même obligation envers l’entreprise que les administrateurs d’un conseil d’administration. Il faut surtout que l’entrepreneur prépare les rencontres, connaisse ses dossiers, propose un ordre du jour assez complet et effectue les suivis appropriés.
« À la rencontre zéro, on en profite surtout pour présenter chaque membre et mettre la table : on fait le point sur la situation de l’entreprise, ses enjeux, les projets, les aspects importants que le PDG aimerait aborder. On peut aussi organiser une visite des locaux, présenter les dirigeants et le personnel clé », poursuit Anick Perron.
Normalement, le comité se réunit aux trimestres ou plus fréquemment si l’entreprise vit une crise ou un événement majeur. On peut aussi prévoir une cinquième réunion annuelle entièrement dédiée à la planification stratégique.
Un fait demeure : c’est l’entrepreneur qui fixe l’ordre du jour, en fonction de ses préoccupations et des besoins de l’entreprise. Les sujets les plus importants sont abordés en premier. On prévoit une durée pour chaque point… même si ce n’est pas respecté! Et on effectue un suivi des dossiers abordés aux réunions précédentes. On écrit un compte-rendu soulignant à haut niveau les échanges et les conclusions de ceux-ci afin de garder une trace.
Il est préférable de fixer une date longtemps à l’avance (certains établissent même un calendrier annuel). Et de limiter les discussions à trois heures.
D’autre part, le nombre de membres varie selon la taille de l’entreprise. Mais la plupart des comités consultatifs comptent cinq membres. Un comité de trois personnes fera aussi l’affaire pour une entreprise en démarrage ou de petite taille.
Les rencontres peuvent se ternir en présentiel ou en virtuel selon les préférences du comité mais une première rencontre en présentiel est toujours l’idéal pour mieux faire connaissance.
5- Bénévole ou payé?
Doit-on payer les membres d’un comité consultatif? Ça dépend de la taille, de la maturité, du chiffre d’affaires et de la localisation géographique de l’entreprise. La plupart des comités consultatifs bénévoles se retrouvent au sein d’entreprises en démarrage, de petites ou très jeunes PME (certains entrepreneurs sont seuls dans leur entreprise et se dotent d’un comité consultatif!) Et leurs membres sont tout à fait satisfaits de leur sort, car ils carburent avant tout à la fierté d’avoir contribué au succès de l’entreprise. Et ils adorent partager leurs connaissances et leurs points de vue. De véritables vedettes du monde des affaires se réjouissent de contribuer bénévolement à un ou plusieurs comités consultatifs…
« Pour les entreprises partenaires de Desjardins Capital, nos bonnes pratiques incitent toutefois à rémunérer les membres d’un comité consultatif, reprend Anick Perron puisque lorsqu’il y a un investisseur institutionnel d’impliqué, le contexte n’est pas le même. »
Cette rémunération fonctionne par des jetons de présence, qui varient de 500 $ à 2 000 $ par séance, par membre (la médiane est de 1 250 $). Si la présidence n’est pas assumée par le PDG, elle entraîne un bonus. Que les membres soient payés ou bénévoles, on rembourse toujours leurs frais (repas, transport…) Plus le chiffre d’affaires de l’entreprise est élevé, plus la rémunération est importante.
Si les membres du comité sont rémunérés, Anick Perron suggère d’organiser des entrevues de sélection. « Sinon, qu’ils soient payés ou non, ça s’impose de prendre un café et de discuter sur ce qu’on veut accomplir ensemble avec chacun des candidats et ainsi s’assurer qu’il y a un fit de part et d’autre », suggère-t-elle.
Enfin, personne n’est nommé à vie au sein d’un comité consultatif. Une rotation aux cinq ans ou selon l’évolution de l’entreprise s’impose, en fonction des défis, des besoins et de la stratégie. Et lorsque l’entreprise arrive à une certaine maturité, un comité consultatif peut être converti en un conseil d’administration. Ça se produit notamment quand l’entreprise s’adjoint de nouveaux actionnaires, ou atteint un statut de consolidateur.
