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Démystifier la fonction comptable

Présenté par 

Par Éric Préville, CPA, CMA 

Vous venez d’assister à la conférence « 20 erreurs courantes en comptabilité »? Vous êtes sur le point d’engager votre premier employé dans une fonction comptable ou vous voulez tout simplement vous occuper de vos affaires?

Je vous présente la fonction comptable sous l’angle de l’entrepreneur. Cet article vous aidera à démystifier les rôles et les responsabilités de celle-ci de même que ses acteurs. Je divise cette fonction en 3 volets : la comptabilité de base, la finance et la stratégie financière. Nous verrons quel profil vous devriez envisager pour combler ces rôles.  

Première incursion dans les bases de la comptabilité  

Vous aviez jusqu’à présent confié votre « comptabilité » à une personne externe ou vous venez de démarrer votre entreprise. On parle ici de la comptabilité de base ou de la tenue des livres1 : c’est le travail qui consiste à classer et à enregistrer les opérations monétaires et financières dans le système comptable. Si l’on veut pouvoir utiliser l’information comptable comme un outil de gestion, la tenue de livres se doit d’être bien faite, la charte comptable doit être bien montée et l'information doit être à jour. Maintenant la délicate question : qui devez-vous engager pour effectuer cette tâche? Normalement, le technicien-comptable est la personne qui effectue essentiellement le travail qui consiste à classer et à enregistrer les opérations comptables dans les comptes et les journaux de l’organisation dans le système comptable. Ce type de poste est pourvu par des personnes qui ont fait une formation collégiale en administration, que ce soit un DEC ou un AEC.  

Si vous décidez d’embaucher, la prochaine question à vous poser est : quel logiciel comptable utiliser? Il existe une panoplie de logiciels sur le marché… Comment choisir le bon? Si votre comptabilité est effectuée par un sous-traitant, il peut être judicieux de conserver le même logiciel si le tout était bien fait. Une discussion avec votre CPA peut s’avérer payante, car il a probablement des logiciels avec lesquels il peut vous appuyer plus facilement. Il faut ensuite regarder vos besoins et voir quelle est la meilleure solution pour votre type d’industrie. Il vaut parfois mieux investir un peu plus au début pour ne pas avoir à faire un changement de système par la suite. 

Croissance de l’organisation : le suivi des finances s’impose 

Votre organisation compte sur les services d’un technicien-comptable. Les besoins en informations se font sentir et vous voulez utiliser la comptabilité comme un outil de gestion. Voyons voir ce qu’est la comptabilité1 : c’est le système d’information permettant de rassembler et de communiquer des informations essentiellement financières concernant l’activité économique des organisations. Pour répondre aux besoins de cette tâche, il faut inclure la préparation des états financiers maison avec leurs analyses, la préparation des budgets d’opération et de flux de trésorerie, l’établissement de diverses procédures et la gestion des liquidités. Le poste à combler est le contrôleur, celui qui sera responsable de répondre à l’ensemble de tâches mentionnées plus haut. Vos recherches de candidat devraient se tourner vers un bachelier qui a un titre de CPA avec quelques années d’expérience. Ce poste comporte une partie d’analyse, la gestion de quelques employés et un certain rôle-conseil auprès de l’entrepreneur.  

La mise en place d’une stratégie financière 

Quand l’organisation grandit, le besoin d’information fait place à un besoin de conseils et de stratégie : l’ajout d’un directeur financier s’impose. Normalement, ce dernier dirige l’ensemble du département des finances. Les finances1 représentent l’ensemble des activités reliées aux affaires d’argent, incluant les activités d’investissement et de financement. On devrait retrouver un CPA d’expérience pour accompagner l’entrepreneur dans ses stratégies d’entreprise. Dans la bonification des tâches, le directeur financier devrait être à même de gérer le financement de l’organisation, de conseiller l’entrepreneur ou le comité de direction sur les stratégies et être impliqué dans le processus de planification stratégique.  

Chaque stade de l’entreprise devrait pouvoir compter sur les bonnes personnes aux bons endroits. J’ai trop vu d’entreprises qui, après un cycle de croissance, n'ont pas réévalué si l’ensemble des employés étaient dans la bonne chaise. Un bon technicien-comptable n’a souvent pas le bagage pour devenir un contrôleur. Ce n’est pas un service à rendre que de ne pas avoir les employés dans un environnement où ils pourront exceller.  

Le moment venu, embaucher un CPA peut faire toute la différence pour votre organisation. Avec son expertise et ses connaissances, il vous aidera à prendre des décisions d’affaires éclairées. Pour ce qui est des salaires, vous trouverez facilement des guides salariaux sur les principaux sites web de recrutement ou auprès de firmes de recrutement qui publient annuellement des guides salariaux. Le recrutement n’est pas facile, mais placer les bonnes personnes dans les bonnes chaises devrait grandement vous aider. 

1 Les définitions sont librement inspirées du Dictionnaire de la comptabilité et de la gestion financière, de Louis Ménard, CPA, CA.

 

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