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Comment soutenir son équipe en période d’incertitude (2 de 2)

Présenté par :

Comment créer un environnement de travail réconfortant et stimulant dans le contexte pandémique actuel? Un webinaire organisé par le Réseau Mentorat et Desjardins apporte des réponses qui intéresseront autant les entrepreneurs que les mentors. Car ces derniers sont doublement affectés par la Covid. Partie 2 de 2.

Cliquez ici pour lire la 1ère partie.

On a vu dans le premier texte que le stress chronique peut entraîner des comportements néfastes et de la détresse psychologique. Comment les gestionnaires peuvent-ils y faire face?

C’est certain que les derniers mois ont été difficiles pour tout le monde. On ne voyait plus la fin de cette crise. La perspective de pouvoir bientôt fréquenter les terrasses et les 5 à 7 peuvent faire une différence, mais le stress accumulé des derniers mois ne s’effacera pas de sitôt.

Les gestionnaires doivent donc être à l’écoute plus que jamais.

En premier lieu, ils doivent prendre des nouvelles de chacun des membres de l’équipe. On n’hésite pas à demander, pour de vrai : « Comment ça va »? Ce n’est plus une formule de politesse.

Les bases d’une écoute saine reposent d’ailleurs sur l’empathie, mais aussi sur la transparence. Quand on multiplie les rencontres individuelles, en présence ou virtuelles, on doit indiquer clairement quel en est le but : on veut prendre des nouvelles et on veut aider si possible, surtout si notre interlocuteur manifeste une certaine détresse. Ce genre de rapport n’est pas aisé : il faut instaurer un sentiment de sécurité et faire comprendre que les échanges sont confidentiels. Plus importante que jamais est l’expression « Ma porte est toujours ouverte si tu veux parler ». Même si cette porte, c’est Zoom!

Un gestionnaire doit montrer qu’il a un intérêt réel pour le bien-être de ses troupes, de chaque des membres de l’équipe. Et certaines questions aident :

  • Comment ça file ces derniers temps?
  • Qu’est-ce que tu as apprécié de ton expérience récente?
  • À l’inverse, qu’est-ce que tu as trouvé difficile?
  • Quelque chose te préoccupe?
  • Comment vois-tu le retour à la normale?
  • Qu’est-ce que je peux faire pour t’aider?

Ces questions semblent banales, évidentes, mais elles font souvent toute la différence.

Et moi?

Évidemment, un gestionnaire, un mentor, ce n’est pas un superhéros. Il est affecté comme tout le monde par la pandémie. Il doit donc se préoccuper de son bien-être physique et mental pour s’occuper des autres. Difficile de tenir son rôle quand on est soi-même au bout du rouleau!

Alors, comment récupérer? En modifiant quelque peu son rythme de vie.

Avec la pandémie, des tas de gens confient que le télétravail les a fait bosser davantage. Que vous soyez employé ou patron, vous devez ajouter des activités pour relaxer : cuisiner, lire, jouer avec les enfants, faire un sport léger, jouer de la musique, écrire… Du moment que ces activités :

  1. ne représentent pas des obligations;
  2. ne sont pas liées à des objectifs de performance;
  3. constituent une source de plaisir.

Ensuite, il faut pratiquer sa « zénitude ». Il faut de distancier physiquement, virtuellement et psychologiquement du boulot. On ferme la porte, on range les ordis, on va jouer dehors.

On travaille surtout son « détachement psychologique ». On se désengage mentalement du travail. Comment? On désactive les alertes sur son téléphone (surtout après les heures de travail et la fin de semaine), on ne lit pas les courriels, les textos, les rapports… On ne planifie rien quand la journée est finie. On ne pense surtout pas à tout ce boulot à accomplir dans les prochains jours.

On peut aussi déléguer certaines tâches ou responsabilités pour une période donnée, ou se fixer des objectifs plus réalistes, sinon plus légers.

Certains commentent leurs moments de détresse avec leurs proches, leur mentor, changent leurs habitudes alimentaires pour de plus saines, reportent le réveil d’une heure ou se couchent plus tôt, cernent les choses les plus irritantes de la journée pour mieux les contrôler, et même tiennent un journal intime.

Prendre soin des autres

Les gestionnaires les plus appréciés sont ceux qui offrent un appui concret, qui facilitent le travail de leurs équipes en fournissant support, outils, conseils…

Les gestionnaires à succès sont ceux qui écoutent, qui font preuve d’empathie et de transparence, qui partagent l’information dans les limites du possible, qui reconnaissent les difficultés liées au contexte ou à certaines tâches, qui utilisent un humour dosé pour passer des messages ou rassurer, qui cultivent une certaine autodérision…

Surtout, ces bons gestionnaires en restent aux faits, qu’ils peuvent contrôler. Ils ne font pas de promesses qu’ils ne peuvent tenir, surtout lorsqu’il est question d’espérer un retour à la normale.

Une autre technique est celle du modèle HERO. Elle est basée sur quatre principes : susciter l’espoir, être efficace, encourager la résilience et stimuler l’optimisme (il existe un questionnaire en ligne et gratuit pour appliquer ce modèle) :

  • pour l’espoir, il s’agit d’imaginer diverses stratégies pour que l’équipe atteigne ses objectifs et choisir le meilleur plan selon les circonstances;
  • pour l’efficacité, on est sûr d’atteindre le succès, car on croit aux capacités personnelles de chacun… et on le dit;
  • pour la résilience , on répète qu’on est collectivement capable de rebondir malgré l’incertitude, les obstacles, les conflits, les imprévus, les échecs;
  • pour l’optimisme, on répète que le futur ne peut être que positif. « Ça va bien aller » n’est pas un slogan creux!

Faciliter la vie

Une crise exige de l’adaptation. Pour s’assurer que les équipes demeurent performantes, mieux vaut revoir ses attentes et les objectifs de chacun, encourager les pauses fréquentes et faire davantage confiance à chaque membre de l’équipe.

Il faut aussi raffiner sa communication. On analyse les besoins de chacun, on prend le temps d’écouter, on clarifie nos attentes et les tâches de chaque membre de l’équipe, on communique régulièrement, on pratique la rétroaction régulière, on encourage, on félicite.

De plus, le déconfinement ne signifie pas automatiquement un retour à la normale. La plupart des experts croient que les effets de la pandémie se feront encore pleinement ressentir jusqu’à la fin de 2022. L’incertitude est donc encore là pour rester pour de longs mois.

Or, dans un climat incertain, la routine prend tout son sens. Elle rassure. Elle clarifie.

Il faut donc, pour soi et les autres, s’habiller, manger, s’amuser et travailler selon des horaires fixes. Et le boulot se déroule toujours au même endroit, dans un lieu qui est dédié au travail.

On doit aussi instaurer ne nouveaux rituels qui remplaceront les jasettes de machine à café. Certains partagent leurs photos de chiens et de chats, d’autres leurs suggestions de séries ou de balados, plusieurs y vont de jeux thématiques ou de rituels de groupe pour stimuler l’esprit d’équipe (ou team building). À vous de trouver!

Mobiliser en télétravail

Le télétravail ne se limite pas aux réunions Zoom, Teams ou Skype. Certains partagent un repas en le consommant chacun chez soi tout en commentant la nourriture, payée par le patron, sur ces plateformes. D’autres vont envoyer à la maison des marques de reconnaissance : une carte-cadeau ou un petit présent, notamment un produit du terroir.

Revenons aux réunions virtuelles : avec la pandémie, des tas de travailleurs ou de cadres se plaignent de passer leur journée devant une mosaïque de visages stoïques, à écouter des discours plus ou moins pertinents livrés dans un son médiocre… Certains ont tellement de réunions virtuelles qu’ils ont à peine le temps d’aller aux toilettes ou de manger! Ce n’est pas une manière efficace de télétravailler.

Pour des réunions virtuelles performantes, on :

  • prépare leur contenu longtemps à l’avance  et dans le détail;
  • envoie un ordre du jour précis, duquel on avertit qu’on ne débordera pas;
  • nomme un animateur, pas nécessairement le patron;
  • invite que les gens essentiels pour éviter que certains ne se sentent comme l’équivalent d’une potiche;
  • limite la durée à 30 minutes;
  • commence et termine aux heures dites;
  • ne convoque jamais une réunion avant 9h, après 15h30, à midi ou les fins de semaine;
  • brise la glace par un rapide tour de table ou une question rigolote;
  • n’exige pas systématiquement caméra et son ouvert, mais on le mentionne d’avance;
  • précise toujours les échéances et les devoirs de chacun;
  • remercie systématiquement tout le monde pour leur participation, notamment à la fin de la réunion.

Pour toutes les communications : courriels, textos, messages Messenger ou autres plateformes, on maintient une bonne étiquette de savoir-vivre : on commence toujours ses messages par « Bonjour » et, si le contexte s’y prête, on ajoute « Ça va bien? », ou « J’espère que tout va bien pour toi! », avant d’aller à l’essentiel. On privilégie les messages courts, au texte précis. Et on conclut par une formule de politesse ou par l’incontournable « Merci! ».

Enfin, un gestionnaire doit s’assurer que chaque membre de l’équipe sache en tout temps où s’adresser s’il a besoin d’aide (quitte à le rappeler épisodiquement) :

  • Numéros 811 ou 911
  • Réseau Mentorat – PAB Bénévoles
  • Le PAE de l’employeur
  • Un psychologue (pour en trouver un)

Encadré

Le webinaire fut diffusé initialement le 13 mai 2021 et offert par Marie-Pier Boivin, doctorante en recherche et intervention à l’Université de Sherbrooke et experte en psychologie organisationnelle pour Startup en résidence à l’incubateur Desjardins. Pour visionner le webinaire et obtenir une fiche synthèse.

May 31, 2021

Comment soutenir son équipe en période d'incertitude (1 de 2)


#Entreprendre au quotidien
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May 31, 2021

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